Wydziały Urzędu
Pobierz dane XMLDrukuj informacjęSzczegóły informacji
Wydział Organizacyjny
Informacja ogłoszona dnia 2020-01-20 10:24:22 przez Arkadiusz Kasiułajtis
Akapit nr 1 - brak tytułu
Kierownik Wydziału: Edyta Perges
Tel: (89) 649-01-30
Tel: (89) 649-01-30
Do właściwości i zadań Wydziału Spraw Organizacyjnych należy całość spraw:
związanych z organizacją pracy Urzędu, obsługą kancelaryjno-techniczną Burmistrza, obsługą interesanta w Kancelarii Urzędu, a w szczególności:
1. prowadzenie Sekretariatu, w tym:
- prowadzenie kalendarza spotkań Burmistrza oraz Zastępców,
- obsługa techniczno-biurowa Burmistrza, Zastępców i Sekretarza Miasta,
- obsługa urzędowej poczty mailowej,
- organizacja dnia przyjmowania interesantów przez Burmistrza Miasta,
- przyjmowanie skarg i wniosków i czuwanie nad terminowym udzielaniem odpowiedzi,
- prowadzenie rejestru zaproszeń Burmistrza oraz Zastępców na lokalne wydarzenia,
- prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji radnych kierowanych do Burmistrza oraz Zastępców,
- prowadzenie rejestru petycji wpływających do Urzędu,
- prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej,
- prowadzenie rejestru spraw kierowanych przez pracowników Urzędu do zaopiniowania radcom prawnym,
- prowadzenie rejestru kontroli wewnętrznych,
- prowadzenie książki kontroli zewnętrznych,
- prowadzenie rocznych kart obecności kierowników jednostek podległych,
- prowadzenie ewidencji upoważnień osób (podmiotów) do działania w imieniu Burmistrza jako organu gminy,
- prowadzenie rejestru spraw związanych z analizą i badaniem lokalnego rynku pracy,
- prowadzenie rejestru prenumerowanych dzienników i czasopism,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy poza godzinami pracy obowiązującymi w Urzędzie oraz czuwanie nad prawidłowym prowadzeniem listy obecności pracowników Urzędu,
- sporządzanie comiesięcznych sprawozdań z międzysesyjnej działalności Burmistrza Miasta, Wydziałów oraz jednostek podległych,
- prowadzenie spraw związanych z wyznaczaniem podmiotów, w których odbywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna,
2. prowadzenie Kancelarii, w tym:
- przyjmowanie korespondencji, jej rejestrowanie i rozdzielanie,
- prowadzenie ewidencji obwieszczeń i informacji wpływających do urzędu a przeznaczonych do wywieszenia na tablicy,
- przyjmowanie korespondencji wychodzącej od pracowników urzędu i przygotowanie jej do wysyłki,
- prowadzenie rejestrów korespondencji wychodzącej,
- prowadzenia archiwum Urzędu oraz nadzorowanie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej,
3. prowadzenie w Kancelarii obsługi Interesanta, w tym:
- udostępnianie interesantom odpowiednich formularzy i druków,
- udzielanie informacji o sposobie załatwienia sprawy w Urzędzie,
- udzielanie informacji o właściwościach i zadaniach Wydziałów oraz jednostek organizacyjnych,
- obsługa centrali telefonicznej,
4. zapewnienie materialno – technicznych warunków dla przeprowadzenia wyborów, referendów i spisów statystycznych,
5. gromadzenie dokumentów organizacyjnych miejskich spółek prawa handlowego,
6. prowadzenia archiwum Urzędu oraz nadzorowanie stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej,
7. prowadzenie tablic informacyjnych,
8. organizowanie narad Kierowników i kierowników jednostek organizacyjnych.
9. przygotowywanie sal konferencyjnych do sesji, narad, posiedzeń, zebrań i konferencji, bez zabezpieczenia informatycznego,
10. administrowanie budynkiem Urzędu, planowanie i realizacja jego bieżących remontów,
11. prowadzanie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w budynku Ratusza,
12. zaopatrzenie materiałowe i techniczne na cele administracyjne, zakup inwentarza ruchomego, materiałów i pomocy biurowych, druków i formularzy oraz konserwacja sprzętu biurowego, z wyłączeniem sprzętu i materiałów infrastruktury informatycznej,
13. obsługa samochodu służbowego oraz prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem samochodów prywatnych do celów służbowych,
14. prowadzenie spraw dotyczących pieczęci i pieczątek urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji,
15. prowadzenie spraw związanych z prenumeratą wydawnictw, czasopism, książek,
16. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Miasta oraz współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi Miasta oraz z brokerem w zakresie polis ubezpieczeniowych,
17. prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenie ppoż.,
Sprawy związane z organizacją Urzędu oraz sprawy kadrowe:
- opracowywanie propozycji zmian struktury organizacyjnej Urzędu,
- opracowywanie projektów regulaminu pracy, wynagrodzeń i innych aktów regulujących sprawy pracownicze,
- prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
- prowadzenie spraw związanych z wydawaniem upoważnień i pełnomocnictw,
- prowadzenie teczek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych oraz rejestru instytucji kultury w tym dokonywanie wpisów, zmian wpisów oraz wykreśleń wpisów w rejestrze oraz księgach rejestrowych instytucji kultury oraz wydawania odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej instytucji kultury jako pełnomocnik organizatora instytucji kultury,
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych,
- prowadzenie spraw w zakresie szkolenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
- prowadzenie spraw w zakresie staży i praktyk,
- prowadzenie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych i lustracyjnych,
- przekazywanie informacji o zatrudnieniu do PFRON,
- dokonywanie zgłoszeń pracowników Urzędu do ZUS oraz zmian w tym zakresie,
- dokonywanie zgłoszeń pracowników Urzędu do PPK oraz zmian w tym zakresie,
- wydawanie legitymacji służbowych,
- wydawanie świadectw pracy pracownikom Urzędu oraz zaświadczeń o pracy byłym pracownikom PMRN, PPRN, Urzędu, Mazur-Tourist i PBK,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją umów zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymi wykonującymi różne zadania na rzecz Urzędu,
- podpisywanie świadectw pracy, sprawozdań statystycznych, dokumentów ubezpieczeniowych, zaświadczeń oraz innych dokumentów z zakresu powierzonych zadań.
Sprawy związane z informatyzacją Urzędu, ochroną danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwem, a w szczególności:
- opracowywanie projektów i kierunków rozwoju szeroko pojętej informatyki w Urzędzie w celu pełnej realizacji jego informatyzacji oraz zarządzanie nimi,
- utrzymywanie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej, w tym systemów i aplikacji, w tym sieci WAN i LAN,
- wdrażanie zasad polityki bezpieczeństwa w zakresie systemów i sieci teleinformatycznych, przetwarzania danych w systemach w Urzędzie oraz nadzór nad ich przestrzeganiem, a w szczególności:
- monitorowanie realizacji polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie,
- zarządzanie tożsamością użytkowników logujących się do systemów informatycznych Urzędu,
- monitorowanie bezpieczeństwa informatycznego,
- wykonywanie, z udziałem specjalistycznych firm zewnętrznych, audytów bezpieczeństwa teleinformatycznego,
4. realizacja zadań związanych z cyberbezpieczeństwem w Urzędzie,
5. prowadzenie, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, zakupów w zakresie sprzętu informatycznego i oprogramowania oraz dokonywania drobnych zakupów w zakresie realizacji zadań Wydziału,
6. zarządzanie określonymi zasobami informatycznymi Urzędu, prowadzenie rejestru aplikacji i systemów informatycznych,
7. prowadzenie testów systemów i aplikacji dostarczanych przez firmy zewnętrzne lub tworzonych przez Wydział oraz ich wdrażanie i utrzymanie,
8. nadzór nad wykonywaniem serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych,
9. zaopatrywanie pracowników Urzędu w niezbędne materiały eksploatacyjne do sprzętu informatycznego,
10. nadzór nad przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa i użytkowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych oraz oprogramowania biurowego,
11. bezpośrednie wsparcie użytkowników w zakresie (HelpDesk):
- udzielania pomocy w przypadku problemów związanych z eksploatacją stacji roboczych, urządzeń peryferyjnych (w tym naprawy bieżące) oraz oprogramowania,
- problemów związanych z użytkowaniem infrastruktury sieciowej,
- organizowania doraźnych szkoleń w zakresie obsługi sprzętu komputerowego i oprogramowania,
12. współpraca z użytkownikami oraz dostawcami systemów informatycznych w zakresie utrzymania, rozwoju i modernizacji wykorzystywanych systemów informatycznych,
13. zarządzanie infrastrukturą informatyczną w Urzędzie, a w szczególności:
- infrastrukturą sieciową w sieci lokalnej (LAN),
- infrastrukturą sieciową w sieci rozległej (WAN) z urządzeniami kryptograficznymi,
- serwerami,
- systemami backupowymi, w celu utrzymania ciągłości prawidłowego funkcjonowania Urzędu z jednoczesnym zapewnieniem wymaganego poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego,
- optymalizacja infrastruktury sieciowej i serwerowej,
- modernizacja infrastruktury IT łącznie z przygotowywaniem planów zakupów celem zapewnienia wymagań wydajnościowych i funkcjonalnych eksploatowanych systemów informatycznych w Urzędzie,
- zarządzanie dostępem do infrastruktury informatycznej oraz uprawnieniami użytkowników do eksploatowanych w Urzędzie,
- wykonywanie kopii bezpieczeństwa baz danych oraz aplikacji i systemów informatycznych eksploatowanych urządzeń teleinformatycznych w Urzędzie,
- tworzenie i zarządzanie systemami BIP i Intranet,
- zarządzanie systemem poczty elektronicznej Urzędu,
14. działanie w zakresie planowana i rozwoju infrastruktury teleinformatycznej:
- badanie potrzeb, możliwości technicznych i rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej Urzędu,
- planowanie i rozwój w zakresie zasobów teleinformatycznych Urzędu,
- optymalizacja kosztów eksploatacji infrastruktury teleinformatycznych,
- śledzenie postępu technicznego i wprowadzanie nowych, ale sprawdzonych technologii,
15. zapewnienie certyfikatów i podpisów elektronicznych w Urzędzie,
16. zabezpieczenie informatyczne sal konferencyjnych do sesji, narad, posiedzeń, zebrań i konferencji,
17. analiza realizacji zgłoszeń w systemach HelpDesk.Rejestr zmian
| Podmiot udostępniający informację: | Podmiot udostępniający informację: Urząd Miasta Iławy |
||
|---|---|---|---|
| Osoba, która wytworzyła informację: | Osoba, która wytworzyla informację: |
Data wytworzenia informacji: | Data wytworzenia informacji: 2019-12-02 |
| Osoba, która odpowiada za treść: | Osoba, która odpowiada za treść: Burmistrz Miasta Iławy |
Data wprowadzenia do BIP | Data wprowadzenia do BIP 2020-01-20 10:24:17 |
| Wprowadził informację do BIP: | Wprowadził informację do BIP: Tomasz Zagajewski |
Data udostępnienia informacji: | Data udostępnienia informacji: 2020-01-20 10:24:22 |
| Osoba, która zmieniła informację: | Osoba, która zmieniła informację: Tomasz Zagajewski |
Data ostatniej zmiany: | Data ostatniej zmiany: 2023-01-09 15:17:42 |
| Artykuł był wyświetlony: | Artykuł był wyświetlony: 3610 raz(y) |
||
